PMC-online door Phaos

Ben jij projectleider, projectmedewerker of opdrachtgever?
Zoek je naar basiskennis en tools om te komen tot professionelere projecten met meer impact? Dan kun je hier ontdekken hoe jij met Projectmatig Creëren (PMC) jouw projectopgaven en rollen beter inricht, opstart en vooruit helpt.

PMC online en Phaos

Phaos stelt mensen en teams in staat hun complexe opgaven zoals projecten, programma’s en processen tot een succes te maken. Dit doen we door opleidingen, coaching en begeleiding in de praktijk. Phaos heeft vanaf de eerste publicatie in 1998 aan de wieg gestaan van Projectmatig Creëren. De doorontwikkeling van PMC is bij ons een continu proces. PMC is beweeglijk en verandert, groeit, ontwikkelt onophoudelijk. De basistheorie hebben we verder uitgewerkt en betekenis gegeven op basis van ervaringen uit de praktijk. Dit hebben we op deze website vormgegeven. Dit is een plek voor iedereen die PMC net als wij een warm hart toedraagt. Door jullie komt onze aanpak elke dag weer tot leven en heeft ze de afgelopen decennia een enorme groei doorgemaakt. En daar willen we graag uitdrukking aan geven: dus welkom bij PMC online!

Over Phaos

Waar wil je in jouw project mee aan de slag gaan?

We nodigen je uit om volop gebruik te maken van alle kennis en tools die je op deze website vindt. Zonder kosten. Gewoon omdat we PMC voor iedereen toegankelijk willen maken. Omdat je up-to-date wilt blijven over de doorontwikkeling. Omdat je wilt ontdekken hoe PMC jou en je project kan verder helpen. Kies waar jij mee aan de slag wilt gaan via onderstaande vier domeinen of via de veelgestelde vragen.

Omgeving

Leer hoe je zicht krijgt op en omgaat met de verschillende belangen rondom een project.

Leiderschap

Ontdek hoe je zorgt voor je eigen commitment aan het project en aan de andere betrokkenen.

Samenwerking

Creëer een effectief projectteam dat gaat voor resultaat met impact.

Structuur

Vind hier hoe je structuur aanbrengt en welke instrumenten je wanneer inzet.

Veelgestelde vragen

Waarom zou ik kiezen voor PMC?

• Het biedt een integrale aanpak met aandacht voor de omgeving, persoonlijk leiderschap, samenwerking en structuur. PMC stuurt op commitment en zorgt voor gezamenlijkheid en daarmee voor plezier in projecten.

• PMC gaat uit van gelijkwaardigheid in relaties. Dit zorgt voor een fijne samenwerking en biedt ruimte om ook lastige zaken bespreekbaar te maken.

• PMC besteedt aandacht aan het team, de onderlinge samenwerking en teamontwikkeling. Zo ontstaat er groei en een team dat topprestaties neer zet.

Waarin is PMC anders dan andere projectmanagementmethodes?

• Projectmatig Creëren (PMC) besteed aandacht aan het betrekken van omgeving, persoonlijk leiderschap, de onderlinge samenwerking en aanbrengen van structuur. Andere methoden zijn minder integraal en veelzijdig.

• PMC is toepasbaar op allerlei soorten projecten. Van recht toe recht aan projecten tot aan dynamische (agile) projecten die vragen om een ontwikkelbenadering.

• Anders dan bij andere methoden staat bij PMC niet de methode maar de mens centraal, ofwel de zacht(ere) aspecten van projectmanagement..

Wat is een project?

• Een project is een unieke, eenmalige vaak complexe opgave, die tot een concreet resultaat leidt, binnen gestelde randvoorwaarden op tijd, geld en kwaliteit. Niet alles is een project en moet dan niet als project worden opgepakt.

• Onze visie op projectmanagement heet Projectmatig Creëren (PMC). PMC kenmerkt zich door aandacht te besteden aan vier aspecten: De omgeving, persoonlijk leiderschap, samenwerking en structuur.

• Bij een project ben je verantwoordelijk om een resultaat te behalen. Daarvoor heb je een helder geformuleerde opdracht, ofwel projectdefinitie, nodig.

Welke stappen moet ik doorlopen in een project?

• PMC gebruikt hiervoor vier fasen: 1 de initiatieffase, 2 de definitiefase, 3 de uitvoeringsfase en 4 de afrondingsfase. Het wisselt sterk per project hoe lang een fase duurt, en hoe strikt de fases doorlopen worden.

• Het is verstandig om de uitvoering op te knippen in kleine stapjes. Dit kan je het best doen door in de definitiefase met het hele projectteam een activiteitenplan te maken en zo de hoeveelheid werk in kaart te brengen.

• Het is van belang om voldoende tijd aan initiatief- en definitiefase te besteden. Je begint met het verkennen van het belang van de vraag of het probleem. Dit kun je doen door een gezamenlijke project start-up (PSU) te organiseren.

Wat is het projectplan/ plan van aanpak/ projectcontract?

• PMC gebruikt de term projectcontract. Het projectcontract vormt de basis van het project en bestaat uit de projectdefinitie, activiteitenplan, beheersplan en de risicoanalyse.

• Om te komen tot een projectcontract, begin je met een intakegesprek met de opdrachtgever. Dit is een eerste onderdeel/actie/stap van de project start-up (PSU). De PSU is het middel om alle ingrediënten van het projectcontract te verkrijgen.

• Bij de totstandkoming van het projectcontract is het betrekken van het hele projectteam van cruciaal belang; doe dit als projectleider niet alleen!

Wat is een Projectstart-up en wie betrek je daarbij?

• Een projectstart-up (PSU) is een bijeenkomst of serie van bijeenkomsten waarin gewerkt wordt aan de totstandkoming van het projectcontract. Dit doet het hele team gezamenlijk en ook de opdrachtgever is hierbij (gedeeltelijk) aanwezig.

• Doordat de PSU een gezamenlijke werkbijeenkomst is, begint hier de teamontwikkeling. Dit is een belangrijk onderdeel van succesvol werken in projecten.

• Naast het projectteam en de opdrachtgever kan het zinvol zijn om externe deskundigen en/of gebruikers uit te nodigen bij het formuleren van de opdracht.

Hoe stel ik een projectteam samen?

• Maak onderscheid tussen enerzijds mensen die teamlid zijn en zeggenschap over het project hebben. En anderzijds mensen buiten het team die adviseur zijn en geen directe zeggenschap over het project hebben.

• Kijk bij het samenstellen van het team naar beschikbaarheid, expertise, maar ook naar commitment, diversiteit en persoonlijkheid van de teamleden. Ook de omvang van het team wil je beperken tot maximaal 9.

• De invloed van persoonlijke voorkeuren op het succes van de onderlinge samenwerking is groter dan mensen zich realiseren. Insights discovery is een instrument dat een kan helpen om dit inzichtelijk te maken.

• De manier waarop mensen binnen de organisatie met elkaar samenwerken, omgaan en het werk organiseren wordt sterk bepaald door de organisatiecultuur. Dit zie je terug in de manier waarop het projectteam (samen)werkt.

Wat is de rol van de opdrachtgever?

• De opdrachtgever denkt mee over en bepaalt de opdracht, inclusief de kaders en randvoorwaarden, en zorgt voor de beschikbaarstelling van mensen en middelen. Tegenwoordig zijn er regelmatig meerdere opdrachtgevers, ofwel opdrachtgevend systeem.

• Opdrachtgevers zijn ook verantwoordelijk om prioriteiten te stellen tussen projecten. Het maken van deze keuzes heet project portfoliomanagement. Hierbij worden projecten afgezet, tegen beschikbare capaciteit, geld en strategische belang.

• Tijdens de uitvoering is de opdrachtgever voldoende beschikbaar voor de projectleider voor afstemming over afwijkingen ten aanzien van het oorspronkelijke projectcontract. Hij neemt daarin het uiteindelijke besluit.

Hoe zorg ik ervoor dat het projectresultaat gebruikt en geborgd wordt?

• “Als het mis gaat, gaat het mis aan het begin.” Met andere woorden het is noodzakelijk om bij de projectdefinitie al stil te staan bij het uiteindelijk gebruik en de borging van het resultaat.

• Betrek bij het opstellen van de projectdefinitie en gedurende het project niet alleen de opdrachtgever, maar juist ook (eind)gebruikers. Zij zijn in staat om de inschatting te kunnen maken of het resultaat daadwerkelijk het probleem oplost.

• Besteed in de afrondingsfase aandacht aan de overdracht. Spreek af wie de verantwoordelijkheid voor het daadwerkelijke gebruik op zich neemt (meestal de opdrachtgever).

Welke betrokkenen zijn er minimaal bij PMC?

• PMC kent de rollen van opdrachtgever, projectleider, projectteamleden en eventuele adviseurs. Daarnaast spelen ook lijnmanagers een rol bij het beschikbaar stellen van mensen en kan er gebruik gemaakt worden van een PMC-facilitator.

• Een onderschatte, maar cruciale rol is die van de opdrachtgever en alle andere betrokkenen in het opdrachtgevend systeem.

• Het is van belang om gebruikers, klanten, cliënten, bewoners, beheerders, vertegenwoordigers, de OR en alle andere belanghebbenden van het begin tot het eind te betrekken.

Hoe stuur je bij tijdens de uitvoering?

• Maak in de definitiefase een goed beheersplan met afspraken over tijd, geld, kwaliteit, organisatie, informatie en communicatie.

• Kijk goed naar mogelijke risico’s. Dit zijn gebeurtenissen die het resultaat of de voortgang van het project in gevaar kúnnen brengen. Bepaal beheersmaatregelen en houdt deze tijdens de uitvoering in de gaten.

• Door regelmatig stil te staan bij de 6 onderdelen uit het beheersplan en je risico’s, kan je proactief gaan sturen. Blijf ook alert op de relatie tussen het resultaat, beoogde effecten en de doelstelling.

Deze website wordt continu aangevuld met updates en aanvullingen zoals whitepapers en nog meer tools. Mis je nog een onderwerp? Of kunnen we je helpen met een andere vraag? Laat het ons weten via info@phaos.nl.

Tools

Onze tools helpen je PMC in de praktijk te brengen. We bieden je verschillende soorten hulpmiddelen als hulpvragen, werkvormen, checklists, formats, handleidingen en nog veel meer. Deze kun je alleen, met je projectteam of met je opdrachtgever bekijken, invullen en uitoefenen. Doe er je voordeel mee...

Naar toolkit

Klantervaringen

Care Effect

"Phaos is te allen tijde bereid om mee te denken over wat het best passend is voor onze organisatie."

Lees meer over
Projectleiderschap voor jonge professionals
Teamleider Care Effect
Haribo

“Als Management Team hebben we goede keuzen kunnen maken en zijn we een goede sparringpartner geworden voor onze projectleiders. Onze mensen hebben zich ontwikkeld."
Lees het gehele ontwikkeltraject
An Boeckxstaens, HR Manager BE/NL bij Haribo
Gemeente Den Haag

“Onze mensen kunnen door de training hun werkveld beter overzien en begrijpen nu beter wat het vak (van projectleider) inhoudt.
Lees meer over
Projectmanagement bij de gemeente Den Haag.
Iris van Eeden, Beleidsadviseur van MT-PmDH
Gemeente Emmen

"Phaos is voor ons vooral een sparringpartner met een flinke dosis kennis, die met ons meedenkt over hoe wij onze leertrajecten het beste kunnen aanpakken. Wat we sterk vinden aan Phaos is dat ze breder kijken dan alleen hun trainingen. Ze kijken ook naar de context waarin we de vraag stellen."
Lees meer over dit programma
Gemeente Zeist

"Bij de projectmanagers voel je dat er weer een nieuwe energie zit om Projectmatig Creëren ook goed voor de rest van de organisatie neer te zetten. Sommige projectmanagers doen het al jaren, maar die hebben toch weer nieuwe inzichten gekregen en nieuwe dingen geleerd."
Lees het interview met Gemeente Zeist
VluchtelingenWerk Nederland

"Je ziet dat er kwartjes vallen bij mensen. Als mensen de PMC-training hebben gevolgd, kun je makkelijker aan dingen refereren omdat ze die kennis dan hebben. Dat werkt prettig."

Lees het interview met VluchtelingenWerk Nederland
Stichting Ondersteuning Pleeggezin

“Ik kan nu de dingen die ik in de praktijk toepas, veel beter onderbouwen. Ik kon meteen pleegzorgaanbieders beter bevragen en adviseren over de inrichting van hun projectteam. En ik ga absoluut elementen en werkvormen uit de training en PMC toepassen in de begeleiding van de pleegzorgaanbieders.”
Lees het interview met Maaike Rawie van Stichting Ondersteuning Pleeggezin