Omgeving

We zien dat projecten steeds complexer worden. Ook worden gestelde eisen uit de interne en externe omgeving hoger of lopen ze zelfs door elkaar heen. De omgeving van een project vraagt daarom steeds meer aandacht. Dus hoe krijg je zicht op en ga je om met de verschillende belangen rondom een project?

header-image

Omgeving

Een project begint aan de ‘ZIJ-kant’, bij de omgeving. De omgeving is iedereen die relevant is binnen en buiten het project, los van de projectleider en zijn team. De opdrachtgever(s) en toekomstige gebruikers van de projectresultaten vallen dan wel weer onder ‘ZIJ’. En dat is van belang, want een project is pas relevant als iemand uit die omgeving wakker ligt als het project niet wordt gerealiseerd. Hoe meer de opdrachtgevers en gebruikers zitten te wachten op de resultaten en de beoogde effecten van een project, hoe meer energie er aanwezig is om het ook daadwerkelijk tot leven te brengen of te laten komen.

We zien dat projecten steeds complexer worden en de gestelde (legitimiteits-)eisen van betrokken keten- en samenwerkingspartners hoger. De ZIJ-kant vraagt daarom steeds meer aandacht.

Aan de ZIJ-kant onderscheiden we vier hoofdthema’s:

Waarnemen

Observeer. Onderzoek oorzaak- en gevolgrelaties, bevraag en achterhaal de ‘angel’, het kernprobleem of de uitdaging die het zo broodnodig maakt dat dit project nu wordt opgepakt. En probeer daarbij vooral niet te snel te oordelen. Door onbevangen en open te kijken naar het vraagstuk voor je en het systeem dat eraan ten grondslag ligt, voorkom je een tunnelvisie.

Afstemmen

Is er één opdrachtgever of heb je te maken met een opdrachtgevend systeem? En zijn zij in staat én bereid om het project de aandacht te geven die het verdient? Welke partners zijn er nodig om de opgave te realiseren? Organiseer gesprekken tussen de verschillende belanghebbenden en kijk of en hoe er voldoende draagvlak te creëren is voor het project. Zowel de interne als de externe omgeving zijn daarbij van belang. Als het project binnen de lijnorganisatie wordt uitgevoerd, moet die ook hierin worden meegenomen.

Inspireren

Het bestaansrecht van ieder project ligt in de omgeving. Een project gaat dan ook pas echt leven als de omgeving inziet dat haar ambities, behoeften en dromen weleens werkelijkheid zouden kunnen gaan worden. Zet daarop in. Plus praktisch voordeel: je vergroot hiermee tegelijk je kans van slagen.

Contracteren

Elk project is gebaseerd op een heldere overeenkomst tussen opdrachtgever(s), projectleider, projectteam en lijnmanagers/capaciteitsleveranciers. Maar contracteren is niet alleen werken aan de zakelijke kant van het project, het gaat niet alleen om de formele afspraken, rechten en verplichtingen die de verschillende partijen met elkaar aangaan. Contracteren gaat juist ook over het ‘psychologische contract’. De vraag is continu: is er voldoende respect, vertrouwen en intentie om problemen samen op te lossen? Zowel aan het begin als tijdens het hele project. Deze vraag kan zowel impliciet als expliciet zijn, maar moet hoe dan ook beantwoord worden. Contracteren is daarmee veel meer dan alleen het ondertekenen van een zakelijk document.

Praktische vragen aan de ZIJ-kant:

  • Wat is precies het probleem?
  • Waarom is het een probleem en voor wie?
  • En waarom moet dat per sé nu worden uitgevoerd?
  • Gaat het project zoals het nu geformuleerd is het probleem oplossen?
  • Hoe verhoudt het project zich met de visie en doelstellingen van de organisatie. Of met bredere maatschappelijke ontwikkelingen, de ‘tijdgeest’?
  • Wie zijn straks de gebruikers en zitten zij hier eigenlijk wel op te wachten?
  • Zijn er nog andere stakeholders?
  • Welke (politieke/bestuurlijke/maatschappelijke/persoonlijke) belangen spelen een rol en wat betekent dat voor risico’s, voortgang, doorlooptijd, enzovoort?
  • Zijn er nog andere externe/interne factoren waar je rekening mee moet houden?