Teamsamenstelling

In een project kan het werk zo complex zijn dat je aan een of twee mensen niet genoeg hebt om de klus te klaren. Er zal een team gevormd moeten worden. Maar wie zet je daarin, over welke kwaliteiten wil je dat ze beschikken en waarom? In deze module gaan we daar dieper op in en bespreken we hoe je het meest optimale team samenstelt.

header-image

Het projectteam

Een projectteam bestaat uit een projectleider en teamleden. Kenmerkend aan een team is dat je elkaars kennis en kunde nodig hebt om een bepaald resultaat te behalen. Hierdoor ontstaat een bepaalde mate van onderlinge afhankelijkheid. Zonder die afhankelijkheid zou het team slechts een groepje mensen zijn, dat los van elkaar gerelateerde dingen aan het doen is. Deze onderlinge afhankelijkheid is nodig om het team bij elkaar te houden, maar vormt tegelijkertijd een uitdaging; je moet het wel met elkaar zien te rooien, want een goed functionerend team is een must voor het slagen van een project. Gelukkig speelt de samenstelling van het team daar een belangrijke rol in en laten we die nou net zelf in de hand hebben.

Wie stelt het team samen?

In de ideale projectenwereld stelt de projectleider zijn dreamteam samen. Uiteraard in overleg met de teamleden zelf, de opdrachtgever en de betrokken lijnmanagers. Alleen blijkt in de praktijk die mogelijkheid er lang niet altijd te zijn en moet je het doen met de mensen die op dat moment beschikbaar zijn. Blijf ook dan als projectleider kritisch. Je moet wel nog steeds met het team in staat zijn om binnen de gestelde randvoorwaarden het resultaat te behalen. Teamontwikkeling vraagt dan extra aandacht.

Opbouwen van een projectteam

Je hebt niet zomaar een volledig projectteam. Het bouwt zich op:

  • Eerst is er alleen nog maar een voorlopige projectleider. Dit is in de initiatieffase van het project.
  • In de definitiefase wordt het voorlopige projectteam gevormd. Zij houden gezamenlijk de Projectstart-up (PSU).
  • Pas bij het maken van het activiteitenplan en de planning wordt het definitieve team samengesteld.

Tijdens de uitvoeringsfase, of bij vervolgprojecten kunnen er teamwisselingen plaats vinden, bijvoorbeeld omdat je voor het ontwerp van een gebouw andere mensen nodig hebt dan voor de bouw ervan. Bij elk project is het daarom goed om regelmatig te kijken of het huidige team ook nog steeds het best passende team is. Bij wijzigingen in het team is het wel aan te raden om te zorgen voor een goede overdracht en om enkele teamleden te behouden. Zo blijft de opgebouwde kennis behouden en kunnen eerder gedane overwegingen gedeeld worden.

Moet je dan voortdurend teamleden wisselen?

Nee, hoeft helemaal niet. Soms is het juist slim om te werken met een ‘vast team’ dat niet wisselt op basis van kwaliteiten in de uitvoering. Het voordeel van een vast team is dat mensen goed op elkaar ingespeeld zijn en weten wat ze aan elkaar hebben. Onderlinge verwachtingen zijn helder en het wiel hoeft niet steeds opnieuw uitgevonden te worden. Dat werkt efficiënt, want iedere keer als een team van samenstelling wisselt, zet het een stapje terug in ontwikkeling en gaat er bepaalde kennis verloren. Aan de andere kant moet je wel steeds blijven opletten en bekijken of het team nog wel goed aansluit bij de uitdagingen van het project en de omgeving, zodat het effectief blijft. En dat luistert nauw.

Waar moet je op letten bij het samenstellen?

Allereerst de omvang. De ideale omvang van een projectteam is drie tot negen mensen. Als de groep groter wordt, is de onderlinge samenhang van de taken niet goed meer te overzien, de scope wordt te groot en de kans op ‘gaten’ of overlap groeit. Een goede oplossing voor te grote teams is om te gaan werken met deelprojecten. Ben je aan het twijfelen geslagen over wie er wel en wie er niet in het projectteam hoort, dan kan je als richtlijn aanhouden dat minimaal 80% van het werk, maar in ieder geval de meest essentiële onderdelen door het team zelf uitgevoerd worden. Dat betekent dat ook externen of leveranciers in het projectteam kunnen zitten.

Daarnaast is het ene project het andere niet. Elk project vraagt specifieke kennis, vaardigheden van zijn mensen. Hetzelfde geldt voor organisaties. Elke cultuur vraagt om eigen kwaliteiten. Het ‘ideale team’ bestaat daarom ook niet, het ziet er iedere keer weer anders uit.

Gelukkig zijn er wel een aantal zaken die je helpen bij het samenstellen van je team. Voor de hand liggend zijn:

  1. Expertise: inhoudelijke deskundigheid en kennis en soms ook op (projectmanagement) vaardigheden.
  2. Beschikbaarheid: Teamleden moeten wel daadwerkelijk tijd hebben om echt bij te kunnen dragen aan het project.

Maar kijk daarnaast ook naar:

  1. Commitment aan de opdracht en aan elkaar. Dit brengt energie in het team en maakt dat de teamleden net dat stapje extra willen zetten. Ieders persoonlijke motivatie en drijfveren spelen een belangrijke rol. Ze maken dat mensen met plezier aan de opdracht werken.
  2. Persoonlijke kwaliteiten en voorkeuren. Vraagt je project om nauwkeurige, analytische mensen, mensen die goed zijn in ideeën generen, mensen die vanzelfsprekend verbinding leggen met de omgeving van het project of wil je juist een mix? Vragen teamleden veel zekerheid en structuur in hun werk of gedijen ze goed bij flexibiliteit en een iteratief proces? Het is van belang om hierover na te denken en er niet van uit te gaan dat dit wel goed komt. En, het is zaak om dit zo goed mogelijk tot uitdrukking te laten komen in de samenstelling van je team.
  3. Diversiteit. Divers samengestelde teams leveren betere resultaten dan eenzijdig samengestelde teams. Simpelweg omdat je met een divers team meerdere perspectieven aan tafel hebt zitten, waardoor de vraag die beantwoord moet worden van verschillende kanten bekeken wordt. Denk daarbij aan multidisciplinariteit, man-vrouw verhouding, culturele achtergrond, ervaring in jaren, fysieke plek in organisatie, opleidingsniveau etc..
  4. Onderlinge samenwerking. Kunnen de teamleden het goed vinden samen, kunnen ze met elkaar overweg? Kunnen de opdrachtgever en het projectteam goed met elkaar door een deur? Ze hoeven niet vrienden voor het leven te worden, maar een goede samenwerking begint wel met een positieve verstandhouding.

Tips & Tricks

1. Pas op voor projecttoeristen bij het samenstellen van je team.
Laat mensen die ‘wel meepraten, maar niet meedóen’ buiten je team. Deze zogenaamde projecttoeristen zijn op termijn demotiverend voor de rest van het team. Je kunt ze beter als adviseur betrekken dan in je projectteam deel te laten nemen.

2. Voer als projectleider 1-op-1 gesprekken met potentiële teamleden voorafgaand aan de PSU.
Onderzoek eerst of potentiële teamleden überhaupt bij willen dragen aan het project. Verken de bereidheid, het enthousiasme, de zin en beschikbaarheid. Een kop koffie en persoonlijke aandacht doet wonderen.

3. Als teamleden weinig beschikbaar zijn, zegt dit mogelijk iets over hun prioriteiten.
Zeker als dit in het begin al speelt. Tijdgebrek vraagt alertheid en goed doorvragen bij potentiële teamleden, hun leidinggevenden en de opdrachtgever. Start niet ‘maar vast alleen’, gegarandeerd dat je er later gedoe mee krijgt.

4. Check goed of teamleden geloven in het project.
Als dat namelijk niet zo is, dan is er iets aan de hand. Het kan een signaal zijn dat je met de verkeerde oplossing bezig bent of met het verkeerde probleem. Of met het verkeerde team(lid).

5. Gebruik Insights Discovery of een ander model om zicht te krijgen op persoonlijke kwaliteiten en voorkeuren.
Insights Discovery is een toegankelijke methode om met elkaar in gesprek te gaan over de (mis)match tussen de individuele teamleden en de opgave en over wat het project vraagt van het team als geheel. Lees meer over een Workshop Insights Discovery.

6. Besteed extra aandacht aan teamontwikkeling als je niet kunt kiezen voor het dreamteam. 
Want dat is toch vaak de realiteit. Als je moet roeien met de riemen die je hebt, loop je meer risico. Sta juist dan regelmatig stil bij het interne spel binnen het team. Waar loop je met elkaar tegenaan? Schakel uiteindelijk de opdrachtgever in als je projectresultaat in gevaar komt.