Samenwerking

Projectenwerk valt en staat met samenwerking. Het begint met de samenwerking binnen het projectteam. Maar verlies ook de samenwerking met andere betrokkenen niet uit het oog. Zonder hen komt een project ook niet tot leven. Dus hoe creëren we een effectief projectteam dat gaat voor resultaat met impact?

header-image

Samenwerking

Projectenwerk valt en staat met samenwerking. De sociale en relationele aspecten binnen en rondom het project zijn daarom van groot belang. Iemand moet zich uitgenodigd voelen om samen te willen werken. Dat gebeurt veelal impliciet door de taal en het gedrag van bijvoorbeeld de opdrachtgever en de projectleider. Er wordt een sfeer gecreëerd, waarbij iedereen die wil en kan bijdragen in principe welkom is, waarbij het duidelijk is dat er samen iets moois en waardevols gedaan gaat worden. De andere kant geldt ook: als er een belang geschaad wordt door het project, wordt dat net zo goed gehoord en gerespecteerd.

Het gaat echter niet alleen om de samenwerking binnen het projectteam, maar net zo goed om de relaties met en tussen alle andere spelers die bij het project betrokken zijn. Aandacht hiervoor is binnen PMC vanzelfsprekend en wordt ook zeer serieus genomen. ‘Symboolpolitiek’, waarbij stakeholders formeel worden geraadpleegd ten behoeve van de legitimiteit van het project, maar waar vervolgens weinig met het advies gedaan wordt, komt helaas regelmatig voor.

Ook de WIJ-kant kunnen we in vieren onderverdelen:

Ontwikkelen

Een team is niet vanaf de eerste dag een team; dat moet zich vormen. Taken zijn goed af te spreken, maar een ‘teamgevoel’ moet ontstaan. Dat vraagt tijd, zorg en aandacht.

Naast het functioneren van het team is het ontwikkelen van de relaties tussen project en stakeholders en stakeholders onderling een belangrijk item. Het werken op afstand, wat je steeds meer ziet, maakt het ‘verbinden’ in dit opzicht niet gemakkelijker.

Communiceren

Een beladen thema, al was het maar omdat we zo ongeveer bezwijken onder de dagelijkse hoeveelheid (vermeende) communicatie-uitingen. In de context van een project gaat communiceren in de eerste plaats om informatie ophalen bij en verstrekken aan stakeholders. Dit steeds met het doel om gefundeerde beslissingen te nemen. Maar ook om draagvlak te creëren en te behouden, respect te tonen en transparant te zijn. Het helpt als je daarin kwetsbaar durft te zijn, dat je het contact aangaat met het idee dat het ook weleens jouw mening is die onderuit gaat en niet per definitie die van de ander. Naast de uitwisseling met de stakeholders is tijdige, heldere en sensitieve communicatie binnen het projectteam een kritieke succesfactor. Zeker nu we steeds meer werken in virtuele teams, en elkaar nog maar beperkt fysiek ontmoeten, vraagt dat extra aandacht.

Culturen

Binnen organisaties worden gedrag, principes en denkbeelden voor het grootste deel bepaald door de bestaande cultuur. Het kan gebeuren dat een project daar haaks op staat, dat de opdracht, ideeën of aanpak van het projectteam niet overeenkomen met dat wat normaal gesproken gebruikelijk is. Of dat er sprake is van een cultuurclash tussen samenwerkende organisaties. Als dit speelt, moeten opdrachtgevers en projectleiders zich hiervan bewust zijn. Daarnaast kan je, als projectleider, er bewust voor kiezen om binnen je project een ‘eigen’ cultuur te creëren.

Leren

In 1992 schreef Peter Senge ‘De Vijfde Discipline’, zijn baanbrekende boek over leren in organisaties¹ . Er is sindsdien niet veel verbeterd. En dat is jammer, want samen leren van lopende en al afgesloten projecten hoort bij professioneel projectmanagement. Dat leren kan als organisatie als geheel (‘we zijn steeds succesvoller in het selecteren en realiseren van projecten’) en als individu (‘ik word hier iedere keer effectiever en efficiënter in’). Beide is leuk. Al is het wel zaak om het goed vorm te geven en het niet te zwaar te maken.

Praktische vragen aan de WIJ-kant:

  • Hoe creëren we een projectteam dat synergie oplevert?
  • Wat hebben partijen van elkaar nodig en wat verwachten ze van elkaar?
  • Hoe bouwen projectleider en -team onderling en met het opdrachtgevend systeem, vruchtbare relaties op?
  • Wat (en wie) zorgt voor een soepele wisselwerking met en tussen alle relevante stakeholders?
  • Op welke wijze richten we de communicatie in naar de betrokkenen rondom het project?
  • Hoe kan het project succesvol zijn binnen de gegeven organisatiecultuur?
  • Hoe voorkom je ‘gedoe’, veroorzaakt door de cultuurverschillen van betrokken partners bij het project?
  • Hoe kan je binnen je eigen project een cultuur ontwikkelen die bijdraagt aan succes?
  • Hoe kan je de kwaliteiten van teamleden optimaal inzetten voor het project?
  • Welke kwaliteiten zijn er verder nog nodig binnen het team en waar haal je die vandaan?


¹Senge, P., De Vijfde Discipline. De kunst en praktijk van de lerende organisatie. Scriptum, 1992.