Stakeholdermanagement

Stakeholdermanagement helpt je bij het aangaan en onderhouden van relaties, om zo de gezamenlijke doelen en resultaten te bereiken. Naast het projectteam, de opdrachtgever en de projectleider hebben nog allerlei andere partijen (in)direct met een project te maken. Stakeholdermanagement gaat veel verder dan het af en toe maken van een krachtenveldanalyse. Het is een continue proces, wat risico’s verkleind en kansen vergroot.

header-image

Maar wie zijn die stakeholders dan?

Stakeholders zijn personen, groepen of organisaties die belang hebben (of juist geen enkel) bij de resultaten van het project. Ze werken bij de organisatie of bevinden zich daarbuiten, ze worden beïnvloed door het project of hebben zelf invloed op de uitvoering ervan. Stakeholders zijn bijvoorbeeld:

Waarom is stakeholdermanagement eigenlijk nodig?

Projecten staan niet op zichzelf, ze bevinden zich in een omgeving. Je hebt altijd te maken met anderen, bijvoorbeeld omdat:
- Er meerdere mensen of organisaties bij de besluitvorming
betrokken zijn en je misschien wel het risico loopt op een veto
als je ze er onvoldoende bij betrekt.
- Je de kennis van anderen nodig hebt om tot het best mogelijke resultaat te komen.

  • (eind)gebruikers: collega’s, klanten, inwoners, etc.                                          
  • opdrachtgevers, financiers, eigenaren
  • samenwerkingspartners
  • leveranciers
  • (andere) overheden
  • belangenorganisaties, media
  • projectteamleden en hun leidinggevenden.    

Allemaal tezamen worden ze het ‘krachtenveld’ of de ‘projectomgeving’ genoemd.


Stakeholdermanagement in vier stappen

Als de opgave groot is en de omgeving complex, is er voor stakeholdermanagement meer tijd en aandacht nodig. Het is namelijk maatwerk en je moet van tevoren goed nadenken over wie je in welke fase op welke manier betrekt bij het project. Een plan maken is daarom verstandig. Binnen het stakeholdermanagement kan je een aantal stappen onderscheiden:

1. Bepalen van je doel
Wat wil je bereiken, waar heb je de anderen voor nodig? Formuleer een zo helder mogelijk doel.
De doelen van stakeholdermanagement kunnen uiteen lopen. Ben je op zoek naar de best mogelijke oplossing of gaat het om het voorkomen van tegenstand in het besluitvormingstraject? Of misschien wil je simpelweg zoveel mogelijk partijen samenbrengen om een klus te klaren. Drie totaal verschillende kwesties met ieder zijn eigen aanpak.

2. Analyseren en een plan maken
Hoe ziet je omgeving eruit, wie behoren daar allemaal toe? Maak een overzicht van iedereen die op een bepaalde manier betrokken is of betrokken moet worden om je projectdoelen te bereiken. Hierbij doe je allerlei aannames over bijvoorbeeld houding, belang, invloed en gedrag. En dat is OK, zolang je je er maar bewust van bent; het is dus niet per definitie waar wat je opschrijft

3. Relaties opbouwen en onderhouden met stakeholders
Of je vooronderstellingen uit de vorige stap correct zijn, blijkt als je relaties gaat opbouwen. Hoe hangt af van je doel, analyse, plan en gekozen tactiek en kan uiteenlopen van incidenteel een kop koffie drinken tot bijeenkomsten met eindgebruikers en frequente sessies met een stuurgroep. Overeenkomstig: je gaat altijd in gesprek en zoekt uit wat de daadwerkelijke belangen en standpunten van de verschillende stakeholders zijn.

4. Aanpassen van je analyse en het plan
Na elk contact, groot of klein, verandert er iets. Dit hoeven helemaal geen grote dingen te zijn, maar het is wel verstandig om eens in de zoveel tijd een nieuwe analyse en prioriteitenlijst te maken en aan te vullen waar nodig. Je kijkt wederom vanuit je vastgestelde doel of je nog op de goede weg zit.  Stakeholdermanagement is namelijk niet een eenmalige exercitie, het is een continu proces. Pas je plan daarom steeds aan en blijf ook tijdens het project alert op wat er in de omgeving gebeurt.

* Bij raadplegen en adviseren is het belangrijk dat het projectteam en de opdrachtgever een goede uitleg geven over wat er met de voorstellen van de stakeholders is gedaan en met welke redenen voorstellen eventueel niet overgenomen worden.

Tips & Tricks

1. Betrek anderen (het team of samenwerkingspartners) bij het maken van de analyses.
Twee weten meer dan een. Daarnaast draagt het bij aan het begrip voor het belang van stakeholdermanagement en de onderlinge samenwerking.

2. Wil je het efficiënt houden, werk dan met vertegenwoordigers van de verschillende groepen stakeholders.
Je kunt vaak niet alle stakeholders individueel ontmoeten, dan is praten met vertegenwoordigers handiger. Maar kijk wel goed of iedereen binnen een specifieke groep vertegenwoordigd wordt en welk mandaat de vertegenwoordiger heeft van de achterban. Mogen ze namens hen beslissingen nemen of moeten ze voor elk besluit terug naar huis?

3. Stakeholdermanagement is ook verwachtingenmanagement.
Voorkom onduidelijkheid en teleurstelling bij stakeholders over hoeveel zeggenschap en verantwoordelijkheid ze hebben of krijgen. Maak vooraf duidelijk wat de bedoeling is en wees helder over wat je wel en niet waar kan maken.

4. Wees nieuwsgierig naar de belangen van de ander en erken die ook.
Succesvol stakeholdermanagement vraagt een nieuwsgierige houding. Je moet oprecht willen weten wat er speelt en wat er voor de ander belangrijk is. Je herkent niet alleen de belangen van de ander, je erkent ze ook. Doe je dat niet, dan voelt de ander zich niet gehoord.

5. Leg bij complexe projecten stakeholderdossiers aan.
Vul je inventarisatie van stakeholders aan met een (compact) dossier met historie, bekende belangen en standpunten, contactgegevens, relevantie, mate van invloed en urgentie en belang voor de stakeholder zelf.

6. Benut de kennis en ervaring van (eind)gebruikers.
Zij gaan het projectresultaat gebruiken en kunnen goed jouw aannames over het project toetsen. Laat bijvoorbeeld prototypes beoordelen of kijk mee in de huidige praktijk hoe eindgebruikers omgaan met producten.