Het projectcontract is de basis van elk project. Het is de overeenkomst, waarin opdrachtgever, projectteam en andere directbetrokkenen afspraken maken over de inhoud, aanpak en beheersing van het project. Maar wat vraagt een projectcontract nou precies en wat heb je er eigenlijk aan?
Het projectcontract, vaak ook projectplan of plan van aanpak genoemd, is het startdocument voor elk project. Het geeft de richting aan voor alle activiteiten die tijdens het project moeten worden uitgevoerd. Het projectcontract is de formele afsluiting van de definitiefase en daarmee het startsein voor de uitvoeringsfase. Een goed projectcontract is een ideaal instrument om aan alle betrokkenen duidelijk te maken wat het project precies beoogt, behelst en beloofd.
Maar misschien zit de meeste waarde van het projectcontract nog wel in het contracteren; het besluit om samen, vanuit gelijkwaardigheid met verschillende partijen een gemeenschappelijk doel te bereiken. Het projectcontract bestaat uit vier onderdelen:
1. Projectdefinitie Die geeft antwoord op de wat-vraag. Wat gaan we doen (en wat niet), waarom en voor wie? Het gaat er hier om een zo helder en scherp mogelijke formulering te geven.
2. Activiteitenplan De hoe-vraag. Hoe komen we tot de afgesproken resultaten? Dit plan geeft een overzicht van alle activiteiten die binnen het project worden uitgevoerd.
3. Beheersplan Waarmee gaan we dit project realiseren? Dan hebben we het over zaken als tijd, geld, kwaliteit, informatie, communicatie en organisatie.
4. Risicomanagement De wat als? Welke risico’s zien we nu al? Hoe kunnen we ze voorkomen en wat doen we als ze zich toch voordoen? Een wezenlijk, maar vaak onderschat onderdeel!
| In ieder project is het zoeken naar de balans tussen de behoefte aan sturing binnen bepaalde kaders en de mogelijkheid om al doende veranderingen door te voeren. Het projectcontract is hier juist handig bij. Zeker in complexe trajecten, die vragen om een integrale benadering en betrokkenheid van soms een groot aantal stakeholders, geeft het projectcontract duidelijkheid over de gekozen richting en de gevolgen daarvan. Tegelijkertijd is het proces van contracteren ook agile. Zodra een belangrijke verandering zich voordoet, wordt de laatste versie van het projectcontract erop aangepast. |
Let op: Ook al creëer je flexibiliteit en helderheid met een agile manier van werken, er is altijd maar één actuele versie van het projectcontract. |
Een projectcontract biedt een nuttig en noodzakelijk sturingskader voor de aanpak van een project. Maar het psychologische karakter is minstens zo belangrijk. Samen een contract opstellen, geeft de gedeelde commitment aan om iets nieuws in de wereld te zetten. Dit gebeurt voor het grootste deel al tijdens de Projectstart-up, waarbij opdrachtgever, projectleider en -team intensief samenwerken aan de eerste versie van het projectcontract. Maar daarna wordt de cirkel uitgebreid en worden ook andere stakeholders betrokken bij de totstandkoming en afstemming van het contract.
1. Kompas en randvoorwaarde.
Het contract geeft de noodzakelijke richting en houvast aan het projectteam. Ongeduld en ambitie leiden nog wel eens tot ‘we beginnen vast’. Maar daarmee riskeer je dat je met de verkeerde dingen aan de slag gaat. Dus: de uitvoering van het project begint pas na het afronden van het projectcontract.
2. Laat het ondertekenen.
Het lijkt misschien nodeloos formeel, maar het is belangrijk dat het projectcontract ondertekend is door opdrachtgever, projectleider en -projectteam, de lijnmanagers die capaciteit ter beschikking stellen voor de uitvoering en wellicht nog anderen. Dat heeft vooral te maken met het psychologische aspect van het contract als teken van commitment. Plus het is een mooi succesmoment om te vieren.
3. Maak het evenwichtig.
Voor een complex project heb je niet genoeg aan een projectcontract van vier A4’tjes, hoewel dat voor een relatief kleine klus wel genoeg kan zijn. Kijk naar wat nodig is en sla vooral niet door in vastleggen als het niet nodig is.
4. Opdrachtgever en projectleider zijn leidend
Het is aan de opdrachtgever en projectleider samen om te bepalen welk detailniveau van het contract ze nodig hebben voor de succesvolle aansturing en uitvoering van het project.
