Kiezen voor een projectaanpak

Een project is niet voor elk vraagstuk de beste organisatievorm

Opgaven zijn er in vele soorten en maten. Ze verschillen in omvang, complexiteit, aantal stakeholders, voorspelbaarheid van de uitkomst, etcetera. Het werk dat gedaan moet worden en de manier waarop dat het beste georganiseerd kan worden, kan dan ook per vraagstuk heel anders zijn. Een projectaanpak is daarom lang niet altijd de meest effectieve vorm.

Vaak wordt vooraf onvoldoende gekeken naar welke organisatievorm het beste past bij (een specifieke fase van) een vraagstuk. Dat leidt in de uitvoering regelmatig tot inefficiëntie en verlies van energie. Maar wanneer kies je dan wel voor een projectaanpak?

Verschillende organisatievormen

Er zijn verschillende manieren waarop je opgave kunt aanpakken. Elke aanpak heeft een eigen focus en daarbij passende werkvorm(-en), organisatievorm en sturingsvorm, zie ook Fasering. De mate van voorspelbaarheid van de uitkomst van het vraagstuk, bepaalt grotendeels de beste aanpak voor het te volgen traject.

De verschillende organisatievormen bevinden zich op een glijdende schaal van complex tot voorspelbaar, hoewel dit onderscheid in de praktijk niet altijd even scherp is te maken. Sommige complexere vraagstukken vragen zelfs per fase om een andere aanpak. Kies dus heel bewust voor een projectaanpak en weet ook wanneer die niet of minder aan de orde is.

Wanneer kies je dan wel voor een projectaanpak?

Beantwoord eens de volgende vragen:

• Gaat het om een unieke, eenmalige inspanning?
• Heb je een helder beeld van het resultaat?
• Is er een duidelijke opdrachtgever?
• Heb je de tijdlijn in zicht?
• Kun je een inschatting maken van het vereiste budget?
• Weet je welke kwaliteiten (en dus wie) je gedurende het verloop van het project nodig zult hebben?
• Weet je wat je wilt en kunt verwachten van de lijnorganisatie?

Als je antwoord op een aantal van deze vragen ‘nee’ is, moet er eerst nog meer gevraagd, getoetst, verkend worden, voor je daadwerkelijk kunt kiezen voor een projectaanpak, zie ook de tool hieronder. Want de keuze hiervoor roept (terecht!) de verwachting op dat je volgens afspraak gaat leveren. En kies je te snel voor een projectaanpak, dan neem je wellicht een verkeerde afslag.

Wanneer en met wie bepaal je de organisatievorm?

Bij elk nieuw vraagstuk heeft het zin om in de initiatieffase al ruim de tijd te nemen voor een verkennend gesprek over welke manier van organiseren het meest effectief zal zijn. Je betrekt in dit gesprek ook het nut en de noodzaak om het vraagstuk überhaupt op te pakken. En daarin neem je ieders mening mee, potentiële opdrachtgevers, stakeholders, teamleden. Dit leidt er namelijk toe dat je op de meest effectieve wijze met de juiste opgave aan de slag gaat, dat er draagvlak is (Fasering) en dat de verwachtingen over wie wanneer wat doet en welke verantwoordelijkheid heeft duidelijk zijn.

Twijfel je?

Soms geven de antwoorden op de vragen hierboven je nog steeds geen volledig eenduidig beeld. Denk bijvoorbeeld aan:

• Opdrachten die (jaarlijks) terugkeren, routinematige werkzaamheden behelzen, niet perse uniek zijn, maar toch ook niet helemaal in de lijnorganisatie onder te brengen zijn.
• Vraagstukken die op zich wel nieuw en uniek zijn, maar tegelijkertijd redelijk voorspelbaar qua resultaat en fasen in de aanpak.
• Klussen die voldoen aan alle criteria van een project, maar tegelijkertijd niet in één project te vatten zijn.

Ook binnen de projectvorm zie je soms variatie. Speel daarmee, kijk wat werkt. De projectmatige organisatievorm is immers niet het doel, maar een middel om het gewenste resultaat het best te kunnen bereiken.