Kiezen voor een projectaanpak

Nieuwe opgaven krijgen vaak de titel ‘project’ mee. Maar een project is lang niet altijd de juiste aanpak. Het vraagstuk is wellicht veel meer gebaat met een andere benadering, zoals een improvisatie of een programma. Ga je daar dan toch mee aan de slag als ware het een project, is de kans op vertraging en irritatie groot. Dus, wanneer kies je nou voor een projectaanpak?

header-image

Een project is niet voor elk vraagstuk de beste organisatievorm

Opgaven zijn er in vele soorten en maten. Ze verschillen in omvang, complexiteit, aantal stakeholders, voorspelbaarheid van de uitkomst, etcetera. Het werk dat gedaan moet worden en de manier waarop dat het beste georganiseerd kan worden, kan dan ook per vraagstuk heel anders zijn. Een projectaanpak is daarom lang niet altijd de meest effectieve vorm.

Vaak wordt vooraf onvoldoende gekeken naar welke organisatievorm het beste past bij (een specifieke fase van) een vraagstuk. Dat leidt in de uitvoering regelmatig tot inefficiëntie en verlies van energie. Maar wanneer kies je dan wel voor een projectaanpak?

Verschillende organisatievormen

Er zijn verschillende manieren waarop je opgave kunt aanpakken. Elke aanpak heeft een eigen focus en daarbij passende werkvorm(-en), organisatievorm en sturingsvorm, zie ook Fasering. De mate van voorspelbaarheid van de uitkomst van het vraagstuk, bepaalt grotendeels de beste aanpak voor het te volgen traject.

De verschillende organisatievormen bevinden zich op een glijdende schaal van complex tot voorspelbaar, hoewel dit onderscheid in de praktijk niet altijd even scherp is te maken. Sommige complexere vraagstukken vragen zelfs per fase om een andere aanpak. Kies dus heel bewust voor een projectaanpak en weet ook wanneer die niet of minder aan de orde is.

PMC resultaat inspanningsverplichting2

Richtlijnen voor verschillende aanpakken:

Routines: repeterend en voorspelbaar van karakter, de uitkomst is bekend en de werkzaamheden zijn duidelijk. Een routine is met hoge mate van efficiëntie uit te voeren.

Projecten: leveren concrete resultaten op, die je kan zien, aanraken, vastpakken en op je tenen laten vallen. Het hoe, wat en wanneer is op voorhand duidelijk.

Programma’s: worden niet gestuurd op een concreet resultaat, maar op een of meerdere specifieke doelen. Hiermee is de mate van voorspelbaarheid minder groot dan bij projecten. Processen, reguliere lijnactiviteiten en projecten worden ingezet om de programmadoelen te bereiken.

(Creatief) Proces: hier wordt er steeds een verkennende/doelzoekende stap in de gewenste richting gezet en van daaruit opnieuw de richting bepaald voor een volgende stap. Er wordt hier een inspanningsverplichting afgesproken in plaats van een resultaatverplichting.

Improvisaties: er wordt zonder uitgedacht plan in het hier en nu bepaald wat er nu moet gebeuren, om het vervolgens direct uit te voeren. Deze vorm past bij calamiteiten, crisis- of ad-hoc situaties.

Wanneer kies je dan wel voor een projectaanpak?

Beantwoord eens de volgende vragen:

  • Gaat het om een unieke, eenmalige inspanning?
  • Heb je een helder beeld van het resultaat?
  • Is er een duidelijke opdrachtgever?
  • Heb je de tijdlijn in zicht?
  • Kun je een inschatting maken van het vereiste budget?
  • Weet je welke kwaliteiten (en dus wie) je gedurende het verloop van het project nodig zult hebben?
  • Weet je wat je wilt en kunt verwachten van de lijnorganisatie?

Als je antwoord op een aantal van deze vragen ‘nee’ is, moet er eerst nog meer gevraagd, getoetst, verkend worden, voor je daadwerkelijk kunt kiezen voor een projectaanpak, zie ook de tool hieronder. Want de keuze hiervoor roept (terecht!) de verwachting op dat je volgens afspraak gaat leveren. En kies je te snel voor een projectaanpak, dan neem je wellicht een verkeerde afslag.

Wanneer en met wie bepaal je de organisatievorm?

Bij elk nieuw vraagstuk heeft het zin om in de initiatieffase al ruim de tijd te nemen voor een verkennend gesprek over welke manier van organiseren het meest effectief zal zijn. Je betrekt in dit gesprek ook het nut en de noodzaak om het vraagstuk überhaupt op te pakken. En daarin neem je ieders mening mee, potentiële opdrachtgevers, stakeholders, teamleden. Dit leidt er namelijk toe dat je op de meest effectieve wijze met de juiste opgave aan de slag gaat, dat er draagvlak is (Fasering) en dat de verwachtingen over wie wanneer wat doet en welke verantwoordelijkheid heeft duidelijk zijn.

PMC OG OP ON2Twijfel je?

Soms geven de antwoorden op de vragen hierboven je nog steeds geen volledig eenduidig beeld. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Opdrachten die (jaarlijks) terugkeren, routinematige werkzaamheden behelzen, niet perse uniek zijn, maar toch ook niet helemaal in de lijnorganisatie onder te brengen zijn.
  • Vraagstukken die op zich wel nieuw en uniek zijn, maar tegelijkertijd redelijk voorspelbaar qua resultaat en fasen in de aanpak.
  • Klussen die voldoen aan alle criteria van een project, maar tegelijkertijd niet in één project te vatten zijn.

Ook binnen de projectvorm zie je soms variatie. Speel daarmee, kijk wat werkt. De projectmatige organisatievorm is immers niet het doel, maar een middel om het gewenste resultaat het best te kunnen bereiken.

Tips & Tricks

1. Houd een opdrachtatelier.
Een opdrachtatelier is een manier om, voordat je met het ‘echte’ werk begint, met de belangrijkste partijen aan tafel te gaan zitten om te kijken wat de vraag precies is en welke aanpak daarbij het beste past. Of waar je allereerst mee moet beginnen. Vraag een facilitator om dit atelier te begeleiden, als je vermoedt dat er sprake is van grote belangen en verschillende zienswijzen.

2. Heb voldoende kennis van de verschillende organisatievormen en definities.
Waar komen de aanpakken overeen en waarin verschillen ze? Wat wordt er bedoeld met ‘doelen’, ‘activiteiten’, ‘resultaat’? Verbreed je repertoire om te weten welke aanpak je moet kiezen, maar ook om de verwachtingen tussen jou en je opdrachtgever helder te krijgen.

3. Neem af en toe afstand om te reflecteren op je aanpak.
Houdt iedereen zich nog aan de spelregels die horen bij het projectmatig werken? Of hanteert men die regels juist weer te rigide en mogen de teugels wel wat gevierd worden? Denk niet dat je moet kiezen voor een aanpak van begin tot eind. Bij complexe vraagstukken kunnen verschillende aanpakken elkaar in de tijd opvolgen.

4. Voorkom onnodige coördinatielast.
Wat in de lijn (regulier georganiseerde werkprocessen) kan, moet je in de lijn laten!

5. Pak projecten niet improviserend op door alvast maar ergens te beginnen.
Hoewel dit voor betrokkenen veel vrijheid oplevert, kan je niet goed zien welke kant het op gaat, wat het op gaat leveren, hoe lang het gaat duren of hoeveel het gaat kosten. Ook een pilot levert meer op als je dit volgens de spelregels van een project doet.

6. Maak je niet druk als jouw organisatie alles of niets een project noemt.
Hoe de aanpak genoemd wordt, is niet zo van belang. Wel belangrijk is het om bewust te kiezen voor een specifieke organisatievorm. Als dit onvoldoende gebeurt, kan dit tot ruis leiden en een beschuldigende vinger naar ‘projectenwerk’.