Projectstart-up

Het opstarten van een project

Als je vol energie aan een uitdagende nieuwe klus wilt beginnen, is het frustrerend als je eerst nog iedereen met z’n neus dezelfde kant op moet zien te krijgen. Maar om maar vast zelf te beginnen met de uitvoering om al doende uit te zoeken welke richting je met het project op moet, is ook niet effectief noch efficiënt. Het beste alternatief is om met het beoogde projectteam, de projectleider en deels de opdrachtgever een of meerdere werkbijeenkomsten te organiseren, waarin je met elkaar het project eerst eens goed in de steigers zet. Dat bespaart iedereen een hoop gedoe en ellende. Binnen PMC noemen we deze bijeenkomst de projectstart-up (PSU).

Wat doe je in een PSU?

Een PSU is altijd maatwerk. De aard, omvang en complexiteit van het project bepalen de thema’s die aan de orde moeten komen en daarmee ook de duur van de sessie(s). De basis daarentegen is voor bijna elke PSU hetzelfde en wordt gevormd door de volgende onderwerpen:

• De collectieve intake tussen opdrachtgever en projectteam
• Het uitwerken van de projectdefinitie en een check door de opdrachtgever
• Het bepalen van de hoofdlijnen van het activiteitenplan en de planning
• Eventuele vervolgafspraken: wie doet wat.

Daarnaast kunnen ook nog aanvullende thema’s, die deel uitmaken van de contractering, worden opgepakt, zoals:

• Stakeholdermanagement
• Projectorganisatie
• Teamsamenstelling
• Risicomanagement.

Waarom is een Projectstart-up zo nodig?

De investering van een goede PSU levert veel op. Aan het eind ervan:

• heb je veel tijd gewonnen door met alle relevante spelers gefocust toe te werken naar het projectcontract.
• zitten het projectteam en de opdrachtgever op één lijn voor wat betreft de wederzijdse verwachtingen.
• is er bij iedereen volop commitment en hebben alle projectteamleden zich het project ‘eigen’ gemaakt.
• is de projectgroep meer een team geworden.
• heeft iedereen zin én de inhoudelijke bagage om te beginnen.
• heeft het projectteam afspraken gemaakt over hoe het verder gaat.
• ligt er een gedegen en gedeeld concept-projectcontract (op onderdelen).

De collectieve intake

De collectieve intake is het gesprek dat aan het begin van de PSU wordt gevoerd tussen de opdrachtgever, projectleider en projectteam. Het doel van het gesprek is om de negen elementen van de projectdefinitie met elkaar door te nemen, zodanig dat het team die definitie nu ook kan gaan opstellen. Tijdens de intake vragen de teamleden de opdrachtgever het hemd van het lijf. En ook omgekeerd natuurlijk. Beelden en verwachtingen worden uitgesproken en gedeeld en waar nodig verhelderd. De input voor deze gesprekken is de projectopdracht, die op haart beurt weer is voortgekomen uit gesprekken tussen de (beoogde) opdrachtgever en projectleider tijdens de initiatieffase.

Na de intake (her)formuleert het projectteam de projectdefinitie en vertaalt die vervolgens naar een activiteitenplan en een planning op hoofdlijnen. De opdrachtgever sluit op een later moment weer aan voor een eerste afstemming en geeft dan groen licht voor het verder afmaken van het projectcontract. Een belangrijk en niet te overschatten aspect van een PSU is dat opdrachtgever, projectleider en -team, door de aandacht, energie en betrokkenheid die ze investeren, impliciet al bezig zijn met het opbouwen van een goede werk- en vertrouwensrelatie.

Wie voert wanneer een ProjectStart-up uit?

De PSU vindt plaats tijdens aan het begin van de definitiefase en is een belangrijke stap in de contractering tussen opdrachtgever, projectleider en -team. Het uitgangspunt is dat een projectleider, zodra er een concept-opdracht ligt, de PSU organiseert voor het complete (beoogde) projectteam plus (voor een deel van de tijd) de opdrachtgever. Bij grote projecten met deeltrajecten kiezen we nog wel eens voor een kernteam, waarmee je de hoofdlijnen uitzet. Ieder lid van het kernteam doet vervolgens een eigen PSU met zijn deelprojectteam.

Een project opstarten: mogelijk meerdere sessies

Soms moet er zoveel materiaal besproken worden dat een PSU meerdere bijeenkomsten nodig heeft. Het is dan goed om die sessies niet over een (te) lange periode uit te smeren, zodat het momentum behouden blijft.

Het is afhankelijk van de aard, omvang en complexiteit van de opdracht in welke mate en tot wanneer je nog grip kunt krijgen op het project. Bijna geen enkel traject is van begin tot eind helemaal te plannen. Een PSU is dan niet een eenmalige actie om te komen tot één contract, maar meer een gefaseerd proces om op een aantal (af te spreken) momenten in de tijd tot (nieuwe) contractafspraken te komen. Die worden dan wel steeds vastgelegd in een volgende versie van het projectcontract.