Er wordt in steeds meer organisaties met behulp van programma’s gewerkt. Vooral in verandertrajecten kom je ze vaak in allerlei soorten en maten tegen. En juist dat maakt het werken in programma’s behoorlijk uitdagend. Maar als je weet wat je doet en je zet een programma op de juiste manier in, dan heb je een krachtig verandermiddel tot je beschikking.
Laten we bij het begin beginnen: wat is een programma nou precies? Daar kunnen we kort over zijn. Een programma is een tijdelijke organisatievorm, gericht op het realiseren van een of meer strategische doelen, waarvoor verschillende activiteiten (voornamelijk projecten, maar ook creatieve processen, routines en improvisaties) in samenhang moeten worden uitgevoerd*. Een voorbeeld: het programma ‘Verduurzaming bedrijventerrein Parkwijk’ heeft als doel om in 2030 volledig energieneutraal te zijn. Daarvoor zijn meerdere projecten nodig, waaronder de aanleg van stadsverwarming en het plaatsen van zonnepanelen op de gemeentelijke panden. Daarnaast is er een proces opgestart om ook de andere eigenaren te verleiden zonnepanelen aan te leggen.
Bij Projectmatig Creëren maken we gebruik van de creatielemniscaat. Ook bij Programmatisch Creëren willen we de relatie leggen. Want niet alleen projecten, ook programma’s bewegen zich fluïde rond de ZIJ-IK-WIJ-HET-lemniscaat. De vier kwadranten hebben allemaal aandacht nodig om een programma effectief te laten verlopen.
We noemen de elementen nog een keer:
Een programmatische aanpak geeft een kader, waarbinnen je elkaar makkelijker en beter kunt begrijpen. Om het doel van het programma zo effectief mogelijk te bereiken, maak je gebruik van eenzelfde taal en tools. De eerste tool is het programmacontract, dat opgesteld wordt tijdens de definitiefase. Daarin leg je vast waarom het programma belangrijk is, wat het doel ervan is en wat er van iedereen verwacht wordt.
Een andere, wezenlijke tool binnen programmamanagement is het doelen-inspanningen-netwerk (DIN). De programmamanager laat in de DIN zien welke inspanningen belangrijk zijn, hoe ze bijdragen aan het behalen van het uiteindelijke doel van het programma en hoe ze zijn te meten, oftewel wat er door wie wanneer moet gebeuren. Dit geeft het programma bestaansrecht binnen de organisatie en zorgt ervoor dat alle betrokkenen zich eraan kunnen committeren. Tegelijkertijd geeft de DIN aan waarom het programma wordt uitgevoerd en waarom er een eventuele aanpassing van het programmacontract nodig is tijdens het programma.
Dat kan het zeker zijn. Er zijn nog best veel onzekerheden waar je mee te maken krijgt. Zo is het doel vooraf niet altijd meteen helemaal duidelijk, zijn de resultaten die de verschillende projecten binnen het programma moeten opleveren nog niet definitief bepaald en is de looptijd bij aanvang nog niet helder. Het is een manier van veranderen die daarom creativiteit en aanpassingsvermogen vraagt van de programmamanager, opdrachtgever en alle andere betrokkenen binnen het programma. De kunst is om dat doel steeds voor ogen te houden, scherp te formuleren en goed in de gaten te houden of je nog steeds op de goede weg zit.
Wil jij de programma aanpak in de vingers krijgen?
Reflecteren op inhoud en gedrag is een belangrijk onderdeel van Programmatisch Creëren. En dan niet alleen aan het einde van een programma, maar juist ook tijdens! Het beste is om aan het einde van iedere fase én terug én vooruit te kijken (om een zogenaamd eiland van reflectie te creëren). Voorbeelden van vragen die je tijdens deze reflectie stelt:
Stuk voor stuk vragen die je helpen te groeien zowel in je eigen rol en als team. En dat is belangrijk omdat juist deze persoonlijke groei en het tonen van leiderschap de allerbelangrijkste factoren zijn om een programma te laten slagen. Uiteindelijk draait Programmatisch Creëren om samenwerken. Veranderen is nu eenmaal mensenwerk.
* Bos, J., Loon, A.J. van en Licht, H. Programmatisch Creëren. 2013. Scriptum.
Tips & tricks
