Een van de onderdelen van het projectcontract is het beheersplan. Hierin maak je afspraken over zaken als het beschikbare budget, de opleverdatum, het kwaliteitsniveau van je resultaat, de communicatie met stakeholders. Het beheersplan helpt je om ook op deze aspecten te sturen en om afspraken na te komen.
Ieder project kent kaders waar je als projectteam binnen moet blijven. Zonder kaders, met een ongelimiteerd budget, nauwelijks deadlines en geen verwachtingen over de kwaliteit, vliegt een project al snel uit de bocht. Daarom is het fijn om beheersaspecten als tijd, geld, kwaliteit te hebben. Projectbeheersing betekent dat je voor elk van deze zaken normen opstelt en marges afspreekt en dat je tijdens het project de voortgang ervan monitort en waar nodig bijstuurt.
|
Om je project te ‘beheersen’ heb je een beheersplan nodig. Dit wordt op basis van het activiteitenplan opgesteld. Het beheersplan geeft het antwoord op de vraag ‘waarmee gaan we het project realiseren’? De onderdelen van het beheersplan zijn: geld, organisatie, tijd, informatie, communicatie en kwaliteit. We gebruiken hiervoor de afkorting GOTICK. |
Tijdens de uitvoering van een project kan er nog van alles veranderen. Pas je beheersplan daarop aan, zodat je altijd een actuele versie hebt. |
De GOTICK beheersaspecten houden per onderdeel het volgende in:
 |
Geld Geld is een beheersaspect dat in de organisatie vaak goed is uitgewerkt en wordt ondersteund met begrotingsformats. In je begroting neem je kostenposten op voor onder andere uren, materialen, logistiek, overhead en de inzet van consultants. |
|
 |
Organisatie
Met de projectorganisatie bedoelen we het geheel van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle projectbetrokkenen en de formele rollen die ze daarbij innemen. Wie is de opdrachtgever? Of zijn er meerdere opdrachtgevers en is er sprake van een |
|
 |
Tijd
Naast geld is tijd doorgaans de beheersfactor die de meeste aandacht krijgt. Er worden data afgesproken voor de oplevering van project(deel)resultaten en voor belangrijke beslismomenten. Het activiteitenplan wordt vertaald naar een planning met activiteiten in de juiste volgorde, met daarbij de afhankelijkheden met berekende doorlooptijden vermeld. De planning wordt gebruikt om de voortgang in beeld te brengen. |
|
 |
Informatie Hieronder vallen aspecten als gegevensbescherming, versiebeheer en het opzetten, beheren en toegankelijk maken en houden van het projectarchief. Ook de informatie-uitwisseling binnen het project(team), de frequentie van overleggen en afspraken over voortgangrapportages vallen onder het aspect informatie. |
|
 |
Communicatie Dit is de uitwisseling tussen het projectteam en de stakeholders. Hiervoor maak je een communicatieplan. In dit plan geef je antwoord op de vraag ‘met wie moeten we hoe vaak waarover en met welk doel communiceren en op welke manier?’ |
|
 |
Kwaliteit Kwaliteit gaat over de vraag: Wanneer is het projectresultaat goed genoeg? Dit wordt in de meeste organisaties slecht omschreven. Tegelijkertijd is kwaliteit voor de opdrachtgever vaak heel belangrijk en is dit het beheersaspect waar meestal geen concessies in gedaan mogen worden. Spreek daarom goed af aan welke kwaliteitseisen de opdrachtgever de resultaten van het project uiteindelijk gaat toetsen. Voor het opstellen van kwaliteitscriteria kan de kwaliteitsmatrix gebruikt worden. |
Wil jij leren hoe je je beheerscyclus kunt inrichten?
1. Kies per project waar je de accenten legt.
Ieder project is anders. En iedere keer zijn andere aspecten belangrijk. Het is en blijft maatwerk. De opdrachtgever en het projectteam maken samen afspraken over welk beheersaspect extra uitgewerkt moet worden in het beheersplan.
2. Maak realistische tijdschattingen.
Hoeveel tijd er nodig is voor een taak, wordt vaak onderschat. Dat leidt steevast tot problemen bij de uitvoering. Zorg daarom voor een realistische tijdsinschatting.
3. Wat mag de projectleider?
Zie ‘gedoe’ over de ruimte die de projectleider krijgt om zelfs ook maar beperkte uitgaven te mogen doen als een teken over het werkelijke mandaat van de projectleider. Maak het direct bespreekbaar als je dit opmerkt.
4. Stel kwaliteitseisen expliciet aan de orde.
Organiseer het gesprek tussen de opdrachtgever, de gebruikers en het projectteam over de relevante kwaliteitscriteria en bespreek hoe die meetbaar gemaakt kunnen worden.
5. Maak afspraken over voortgangsrapportages.
Laat de opdrachtgever aangeven welke voortgangsinformatie nodig is om het project in vertrouwen los te kunnen laten. Leg daarbij ook vast hoe vaak en op welke manier die informatie met de opdrachtgever moet worden gedeeld. Elke week een half uur bijpraten of eens in de zes maanden een uitgebreide presentatie voor het hele opdrachtgevend systeem?
