Een project verloopt nooit in een rechte lijn. Invloeden van buitenaf, dingen die binnen de organisatie gebeuren, maken het nodig om tussentijds bij te sturen. Gaat het project nog de goede kant op, richting het juiste resultaat en met de juiste mensen en middelen. En zo niet, dan is het tijd om in te grijpen.
Projectsturing is het bijsturen van een project tijdens de uitvoering ervan. Nieuwe situaties behoeven waarschijnlijk actie of je anticipeert op wat (mogelijk) gaat komen. Daar leert iedereen van en samen word je een steeds beter projectteam. Er zijn grofweg drie vormen van sturing:
Het beheersplan vormt de routekaart voor de dagelijkse of wekelijkse projectsturing door de projectleider. Je blikt terug en vooruit en kijkt hoe je verder wilt gaan. Het reguliere projectteamoverleg is hiervoor een goed moment. Een greep uit de onderwerpen die daarbij vaak op de agenda staan:
Door hier regelmatig bij stil te staan doorloop je de beheerscyclus. Binnen de in het projectcontract afgesproken marges van bijvoorbeeld de planning of de begroting, kan de projectleider zelf aanpassingen doen en de opdrachtgever hier over informeren. Maar als aanpassingen de meer fundamentele afspraken uit het projectcontract raken, zoals deadlines, dan moet het natuurlijk wel even besproken worden met de opdrachtgever.
2. Periodieke sturingNaast de dagelijkse/wekelijkse sturing, is het zinvol om ook van iets meer afstand naar een project te kijken en elkaar fundamenteler vragen te stellen. Vaak is hier ook de opdrachtgever bij. Tijdens zo’n ‘eiland van reflectie’ of tussenevaluatie zijn de vier de aspecten van de lemniscaat behulpzaam. Alle vier zijn relevant, maar dat betekent niet dat je altijd alles volledig uit moet diepen. Kijk steeds naar wat er op dat moment het meest belangrijk is.
ZIJ - De Omgeving
De omgeving is continu aan verandering onderhevig. Het is daarom ook zaak om regelmatig te kijken of je nog met de goede dingen bezig bent. Of er in de omgeving veranderingen gaande zijn die van invloed zijn op het project. Zijn bijvoorbeeld de oorspronkelijke probleem- en doelstelling(en) nog relevant? Zijn de afgesproken resultaten en de beoogde effecten nog steeds de beste oplossing voor dit probleem? Is het sowieso nog wel urgent? Zijn er wellicht maatschappelijke of economische ontwikkelingen waarmee inmiddels rekening gehouden moet worden? Of zijn er misschien nieuwe stakeholders op het toneel verschenen en zo ja, wat betekent dat dan? Worden de gebruikers voldoende betrokken?
Hoe zitten alle betrokkenen er nog in, hoe staat het met hun commitment? Neemt ieder zijn/haar verantwoordelijkheid? En hoe zit het met de aansturing? Zijn de juiste kennis, ervaring, houding en gedrag aanwezig? Hierover moeten gesprekken gevoerd worden en dan niet alleen door de opdrachtgever en projectleider, maar door iedereen die zich met het project bezighoudt.
Hier neem je de onderlinge samenwerking onder de loep. Hoe is de verhouding tussen opdrachtgever en projectleider, om maar iets te noemen? En de samenwerking en ontwikkeling binnen het team? Worden (verschillen in) kennis, kwaliteiten en ervaring optimaal benut? Houdt iedereen zich aan de gemaakte afspraken? Durven we elkaar aan te spreken?
Oftewel de aanpak van het project. Hebben we het project handig georganiseerd op alle beheersaspecten? Gebruiken we de juiste tools? Zijn de elementen van het projectcontract nog volledig en actueel? En de koppeling met de dagelijkse sturing, hoe ziet die er nu uit? Zijn er zaken die structureel extra aandacht vragen? Wat komt er bijvoorbeeld uit een nieuwe risicoanalyse?
Een eiland van reflectie leidt vrijwel altijd tot wijzigingen in een project. Het is daarom ook goed om er een go/no-go-beslissing aan te koppelen. Gaan we wel of niet verder? Dit is een vraag aan de opdrachtgever. En als we verder gaan, willen we dat dan op deze manier of gaan we het helemaal anders doen? Als er wijzigingen aan het projectcontract zich voordoen, dan moet de opdrachtgever daarover beslissen. Het projectteam gaat daar vervolgens mee akkoord. Of niet.
Sommige projecten zijn erg onvoorspelbaar. Zelfs zo dat je niet verder kan kijken dan een eerste kleine stap of deelresultaat. Het eindresultaat is eerder een richting die je op wilt dan een scherp omkaderd resultaat. In dergelijke gevallen sturen de opdrachtgever en het projectteam het project na elke stap bij. Dit noemen we agile sturing. Terugkijken en bepalen wat de volgende stap is. In wezen wordt er elke keer een mini projectcontract gemaakt, waarin steeds een klein stukje van het project gedefinieerd wordt. Met deze manier van sturen, blijft het project wendbaar.
Deze manier van werken vraagt om extra betrokkenheid van de opdrachtgever, omdat hij over elke nieuwe stap beslist. Het beste kan je dan vaste oplevermomenten inplannen. Dit houdt de vaart erin en geeft houvast aan de betrokken. Meestal is dit iets van om de twee tot zes weken, maar dat is geheel afhankelijk van het type project uiteraard.
Wil jij leren hoe je kunt sturen op projecten in de uitvoering?
1. Laat gebruikers en/of de opdrachtgever tussentijds de kwaliteit van het (deel)resultaat beoordelen.
Aangezien de gebruikers uiteindelijk met het eindresultaat overweg moeten kunnen, is het zinvol om ze halverwege het proces al om hun mening te vragen. Zit je op de goede weg, prima. Zoniet, dan kan je kijken hoe het wel moet. Doe dit daarom vooral regelmatig en begin er op tijd mee. Misschien kan er vast een prototype gebouwd worden!
2. Gebruik je projectteamoverleg voor projectsturing en niet (alleen) voor inhoud.
Zet de sturing op de agenda en zorg voor goede voorbereiding. Inhoudelijke discussies kunnen eventueel ook buiten de het projectteamoverleg om.
3. Neem overleggen, evaluaties en beslismomenten op in je planning.
Dan weet je tenminste zeker dat je tijd vrijmaakt om te sturen en te reflecteren. Het schiet er anders gemakkelijk bij in.
4. Maak afspraken over de benodigde sturingsinformatie.
Laat de opdrachtgever aangeven welke voortgangsinformatie zij nodig heeft, zodat ze voor haar gevoel het project los kan laten. En wat ze wil weten over eventuele veranderingen die plaatsvinden. Maak ook afspraken over de frequentie en de vorm waarin dit gegoten wordt.
5. Maak afspraken over bereikbaarheid, beschikbaarheid en wat er moet gebeuren in noodsituaties.
Noodsituaties zijn per definitie onverwacht en dan is het fijn om ergens op terug te kunnen vallen. Bespreek met de opdrachtgever hoe je hier mee om gaat, zodat noodzakelijke beslissingen tijdig genomen worden door de juiste persoon.
6. Wees je bewust van je sturingsvoorkeur.
Sommigen houden van de details, willen alles weten. Wel met het risico dat ze de grote lijn uit het oog verliezen, maar zo werken zij nou eenmaal graag. Anderen vliegen graag hoog over en zien niet meer wat er op de werkvloer gebeurt. Wees je bewust van je eigen voorkeur en organiseer het zo dat je geen steken laat vallen.
