Een goed functionerend projectteam is belangrijk voor het slagen van een project. Het leidt tot focus, tempo en werkplezier. Maar zoveel mensen, zoveel wensen; een goede samenwerking gaat niet altijd vanzelf. Het ontwikkelen van een team, waarin iedereen tot zijn recht komt en de samenwerking zo optimaal mogelijk verloopt, vraagt tijd en aandacht.
Waarom iemand in een team zit, is meestal wel duidelijk: daar wordt tijdens de samenstelling van het team immers goed over nagedacht. Maar vervolgens samen een team vormen, is een heel ander verhaal. Dat vraagt een voortdurende alertheid, een reflecteren op jezelf en op elkaar. Samen kijk je of de samenwerking effectief is en plezierig verloopt, hou je in de gaten hoe een en ander verloopt. Je maakt het bespreekbaar als het ergens schuurt of als er jou iets in de weg zit, waardoor jij je werk minder goed kan doen. En je bedenkt manieren om zaken die vast dreigen te lopen weer vlot te trekken. Het hele team is hiervoor verantwoordelijk, niet alleen de projectleider. Iedereen binnen het team heeft tenslotte baat bij een soepele samenwerking. Je bent immers samen verantwoordelijk voor het bereiken van het resultaat en problemen los je dus ook samen op. Vaak vraagt dit alleen wel iets meer dan een etentje of samen gezellig een borrel drinken. Soms moet je er echt even goed voor gaan zitten. Aandacht voor de ontwikkeling van het projectteam wordt hiermee een cruciaal onderdeel van werken in projecten.
Bij teamontwikkeling denken mensen vaak dat het vooral gaat om het bespreken van individuele kwaliteiten en hoe de verschillende werkstijlen elkaar kunnen versterken, zodat mensen zich gezien voelen en kwaliteiten beter benut kunnen worden. En dat is zeker ook een onderdeel van de ontwikkeling van een team. Maar er komt meer bij kijken, zijn onderstaande vragen bijvoorbeeld nog steeds positief te beantwoorden:
Deze elementen staan niet op zich, maar grijpen op elkaar in en versterken elkaar. En als het dan toch ergens is mis gegaan, is het natuurlijk de vraag waar je het aanknopingspunt vindt om de samenwerking weer vlot te trekken. Soms zit ‘m dat in een andere verdeling van taken, een andere keer is werken aan gedrag of het erkennen van iemands kwaliteiten de juiste invalshoek.
Gedoe in je team ontstaat door verschil van inzicht. En vooral als dit onvoldoende naast elkaar gelegd en bekeken wordt. Maar aangezien de omgeving van een project nooit helemaal stabiel is, de werkdruk meestal hoog, teamleden vaak een volle agenda hebben, verantwoordelijkheden of taken (ongemerkt) wijzigen, er vaak op verschillende locaties gewerkt wordt, et cetera, ontstaan er, eer je het in de gaten hebt, ergernissen die een eigen leven gaan leiden. En ze kunnen de samenwerking, die juist zo nodig is, stevig in de weg zitten. Toch zijn we vaak geneigd om het meeste gedoe gewoon maar te negeren of om het even snel op te lossen met behulp van een ‘betere planning’ in plaats van samen het gesprek aan te gaan.
Maar juist door ergernissen tijdig te benoemen en met elkaar te bespreken, voorkom je dat irritaties onnodig groot worden. Nog beter is het om aan het begin van het project afspraken te maken over hoe je samen wilt omgaan met ‘gedoe’.
Daar heb je verschillende manieren voor:
Juist door ergernissen tijdig te benoemen en met elkaar te bespreken, voorkom je dat irritaties onnodig groot worden. Nog beter is het om aan het begin van het project afspraken te maken over hoe je samen wilt omgaan met ‘gedoe’. |
De Amerikaanse psycholoog Bruce Wayne Tuckman publiceerde in 1965 een artikel genaamd ‘Developmental Sequence in Small Groups’. Daarin beschreef hij de ontwikkeling van teams in vijf wetmatige fasen:
Teamleden nemen een wat afwachtende houding aan. Zij tasten af hoe ze zich tot hun nieuwe collega’s en de opdracht verhouden. Iedereen is beleefd tegen elkaar. Er is nog niet echt sprake van een groepsgevoel; de individuele posities en rollen zijn nog niet ingenomen. Veiligheid in de groep is een belangrijk thema. ‘Hoe welkom ben ik hier?’. De neiging om naar de projectleider te kijken, die in deze fase vaak de lead neemt, is groot.
Inmiddels is er wat meer grip op de opdracht. Teamleden nemen hun positie in de groep explicieter in, ten opzichte van elkaar en van de (project)leider. Wanneer ideeën van teamleden met elkaar op gespannen voet staan, leidt dit onvermijdelijk tot irritaties of zelfs tot strijd. Er ontstaan subgroepjes. Voorbeeldig leiderschap en het productief en respectvol omgaan met de verschillen, is nu van belang.
Er komt steeds meer begrip voor elkaar. De regels en methodes van samenwerking worden bepaald. De gemeenschappelijke teamdoelen worden vastgelegd en gedeeld. De belangrijke en minder belangrijke rollen zijn gedefinieerd. Er ontstaan normen over wat wel en niet kan. De verbondenheid in het team neemt toe en de gezamenlijke verantwoordelijkheid groeit.
De groep wordt of is al een team. Teamleden vullen elkaar aan. Er wordt harmonieus en creatief gewerkt aan het gemeenschappelijke teamdoel. Meningsverschillen worden besproken zonder dat ze persoonlijk worden gemaakt. Besluitvorming is effectief en transparant. De aandacht ligt bij het bereiken van het resultaat en minder bij de dynamiek in de groep. Zelfsturing hoort tot de mogelijkheden.
Het doel is behaald en het team gaat uit elkaar. Er is aandacht voor een goede afronding, overdracht en evaluatie. Het team neemt de tijd voor het nemen van afscheid.
Tegenwoordig worden er bij dit model kanttekeningen geplaatst bij het idee dat de fasen elkaar in een vast patroon opvolgen. In de huidige tijd hebben teams veel minder de gelegenheid om zich in alle rust zo te ontwikkelen en verloopt het proces van temontwikkeling grilliger. We zien dat de fasen overlappen of dat teams tussen de fasen heen en weer bewegen.
Desalniettemin biedt het model herkenning en houvast voor het (tussentijds) gesprek in het team over het onderlinge samenspel en over de mogelijkheden om eventuele stroperigheid te doorbreken. Met teamontwikkeling ben je nooit klaar.
1. Wees geen struisvogel
Mensen vinden het zelden leuk om gedoe in het team te bespreken. Maar niets doen, levert vaak alleen nog maar meer gedoe op. Wees daarom geen struisvogel. Spar eventueel met iemand over je wat je ziet en hoe je dat in je team bespreekbaar kunt maken.
2. Geen paniek: gedoe leidt ook tot groei
Ieder team gaat door de storming fase. Raak dan niet in paniek, maar zie het als een signaal om samen bij een aantal zaken stil te staan en zo het team verder te brengen. Storming krijgt op die manier juist een positieve functie!
3. Persoonlijk leiderschap gewenst!
Het thema teamontwikkeling is ook een leerzaam traject als het om het ontwikkelen van je eigen persoonlijk leiderschap gaat. Want wat is jouw deel in de gang van zaken? Is er misschien iets wat je ontloopt? Waarmee zou je kunnen oefenen?
4. Train je team in het (samen) herkennen van gedoe
Je team is erbij gebaat als het verschillende aspecten van teamontwikkeling weet te herkennen. En als het over een taal beschikt om dit bespreekbaar te maken. Dit kan bijvoorbeeld door middel van reflectie op een model als Tuckman of een training als Insights Discovery.
5. Benut indien nodig een onafhankelijke facilitator
Waar twee ruzie hebben, hebben twee schuld. Maar dat wil niet iedereen altijd erkennen. Als de spanningen te stevig zijn opgelopen, kan je een externe facilitator vragen om het gesprek hierover te begeleiden. Hij kan zaken expliciteren, waar teamleden dat niet (meer) kunnen of durven.
6. Heb ANNA en NIVEA in je broekzak en laat OMA thuis
Altijd Navragen, Nooit Aannemen.
Niet Invullen Voor Een Ander
Laat Oordelen, Meningen en Aannames thuis.
7. Houd het licht!
Houd het gesprek over de samenwerking in het team licht door er met regelmaat aandacht aan te besteden. Het wordt dan een ‘normaal’ gespreksonderwerp. En het wordt duidelijk dat je het gesprek voert om als team verder te komen, niet omdat je op zoek bent naar een zondebok. Let er wel altijd op dat inhoudelijke verschillen niet persoonlijk worden.
8. Besteed extra aandacht aan teamontwikkeling als je niet kunt kiezen voor het dreamteam.
Want dat is toch vaak de realiteit. Als je moet roeien met de riemen die je hebt, loop je meer risico. Sta juist dan regelmatig stil bij het interne spel binnen het team. Waar loop je met elkaar tegenaan? Schakel uiteindelijk de opdrachtgever in als je projectresultaat in gevaar komt.
